Comment accueillir de nouveaux employés à distance en utilisant la vidéo

Bienvenue dans la nouvelle normalité, nous travaillons tous à la maison maintenant et beaucoup d’entre nous continueront à le faire à l’avenir. La plupart des entreprises se sont adaptées à l’évolution du mode de vie professionnel apportée par COVID-19. Cela signifie que nous avons adopté les réunions Zoom et d’autres outils de collaboration vidéo pour connecter les employés et maintenir nos entreprises en activité.

Lorsqu’il s’agit d’employés à distance à bord, vous devez avoir le même état d’esprit et la même technologie. Les entreprises qui souhaitent se développer et ajouter des membres à leur équipe dans les mois à venir doivent apprendre à créer et à mettre en œuvre un processus d’intégration des nouveaux employés qui soit inclusif, chaleureux et engageant.

Dans ce billet, nous vous présentons quelques moyens d’ajouter de nouveaux employés à bord en utilisant la vidéo et de créer à distance l’expérience de bord ultime pour votre entreprise.

Commencer par la conception d’un diagramme de processus à bord

Avant de commencer et de faire quoi que ce soit, vous devriez commencer à vous fixer des objectifs pour le temps que vous passerez à bord. Quelle expérience souhaitez-vous que les nouveaux membres de l’équipe acquièrent ? Que voulez-vous qu’ils apprennent ? Qui voulez-vous qu’ils contactent pendant la première semaine, la deuxième semaine, etc.

Comme l’expérience sera lointaine, elle doit être plus structurée qu’un programme embarqué typique. Ainsi, au cours des deux premières semaines, vous ne devez pas faire beaucoup d’arrêts et vous assurer que vos agendas sont remplis de réunions vidéo.

Commencez à planifier votre processus et les informations que le nouvel employé doit connaître à chaque étape. Vous ne voulez pas fournir toutes les informations clés en une fois à l’avance, mais plutôt les retarder d’une semaine ou deux. Cela dit, fixez une période cible pour votre temps à bord et travaillez à rebours pour vous assurer que vous diffusez l’information.

Une fois que vous avez le flux général, les sujets et les choses, les personnes et les processus qui doivent être impliqués, faites correspondre le contenu aux étapes suivantes. Cela peut demander un certain travail et nécessiter la création de nouvelles vidéos ou d’autres types de contenu sur des sujets qui n’existent pas encore. AVERTISSEMENT : Il peut s’agir d’un trou de lapin, faites attention à ne pas descendre trop bas. Si vous n’avez pas encore tout le contenu, ne vous inquiétez pas de commencer avec quelque chose de similaire ou de diffuser le contenu ou de le faire par vidéo de réunion.

Message avant le premier jour

Dans les 24 heures suivant l’offre d’emploi initiale, l’employé doit suivre un message sur les prochaines étapes, les besoins en ressources humaines et ce qu’il peut vivre lors de son premier jour de travail.

Message à nouveau, 24 heures avant la date de début pour communiquer le jour des instructions et des détails. La vidéo est un excellent moyen de créer une introduction et de faire en sorte que quelqu’un se sente inclus avant même de commencer son nouveau travail.

Utiliser une réunion vidéo pour tous les participants

Normalement, si nous étions tous au travail, vous feriez entrer le nouvel employé à 9h30, lui feriez visiter le bureau, rencontreriez les RH, déjeuneriez le premier jour, etc. Aujourd’hui, ce n’est pas toujours comme ça, il faut donc faire de son mieux pour créer la même expérience en utilisant des vidéos de rencontre.

Pour rationaliser la journée, organisez une seule réunion vidéo pour la journée avec un seul lien et composez le numéro. Incluez ce lien dans toutes les invitations du calendrier tout au long de la journée. Ainsi, le nouvel employé n’aura plus besoin de changer de salle de réunion et les autres membres de l’équipe pourront simplement assister à une réunion d’une journée entière.

Créer du contenu vidéo spécifiquement pour l’embarquement

Au fur et à mesure de la construction du plan d’embarquement de votre employé à distance, vous remarquerez qu’il y aura un certain nombre de choses et de sujets qui ne sont pas documentés. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez créer ce contenu et transformer les autres en vidéos qui peuvent être ajoutées à une liste de lecture.

La vidéo à la demande pour les nouveaux employés est une excellente option pour les temps d’arrêt, car les nouveaux employés peuvent regarder à leur propre rythme et revenir plus tard s’ils ont besoin d’une mise à niveau.

En outre, les experts qui devront présenter dans vos vidéos peuvent être difficiles à bloquer en raison du temps et de la disponibilité, de sorte que l’enregistrement des vidéos en leur temps et leur mise à disposition plus tard pour le visionnage élimine ce problème.

Centraliser toutes les vidéos embarquées dans un portail vidéo

Après avoir créé une série de vidéos d’embarquement et inséré ces contenus dans votre processus d’embarquement, en même temps que les réunions vidéo, vous devriez maintenant envisager de créer un portail vidéo pour centraliser les contenus.

À cette fin, envisagez d’utiliser une plate-forme logicielle vidéo qui facilite le lancement et la gestion de portails vidéo sécurisés. Aujourd’hui, il est plus facile que jamais de lancer ce genre d’expérience et lorsque vous le faites, elle sert de base à toutes vos créations vidéo. Si votre entreprise dispose d’un intranet, vous pouvez également intégrer des vidéos dans votre solution existante, mais vous souhaitez tout de même regarder une plateforme vidéo sécurisée pour héberger la vidéo.

La plupart des logiciels vidéo actuels sont capables de suivre le visionnage des vidéos et de fournir un aperçu détaillé de la manière dont les nouveaux employés s’approprient le contenu, par exemple en indiquant les points d’une vidéo qui ont été visionnés ou re-visualisés. Cela peut être utile pour comprendre l’expérience que la personne vit dans votre processus de travail.

Présentation du nouveau membre de l’équipe à l’entreprise par vidéo

C’est un fait, même si cela met le nouvel employé en difficulté. À un moment donné, au cours de la première semaine dans l’entreprise, demandez au nouveau membre de l’équipe de filmer une courte vidéo de présentation de 2 minutes avec son smartphone.

Une fois que vous avez la vidéo, diffusez-la à l’ensemble de l’équipe en utilisant le courrier électronique, un outil de communication technologique comme Slack ou Microsoft Teams. Il n’y a pas de meilleur moyen pour se faire remarquer et la plupart des employés s’arrêtent généralement pour voir qui est la nouvelle personne en ville.

En conclusion

Voici quelques idées pour intégrer la vidéo dans votre nouveau processus de location à bord. La création d’une expérience d’embarquement basée sur la vidéo demande du temps, des efforts et de la technologie, mais si vous investissez à l’avance, cette expérience sera rentable pendant des années pour de nombreux employés – ce qui rend le retour sur investissement évident.

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